Organizar o armazenamento, criar rotinas e investir em softwares de gerenciamento são algumas dicas. “Lugar de nota fiscal, seja física ou eletrônica, não é esquecida em gavetas ou no limbo do computador. Ela é um documento importante e deve estar acessível e segura”, diz Juliana Ferline, Gerente de Marketing da Sage, multinacional inglesa líder no mercado global de softwares para gestão de PMEs. Confira abaixo as quatro melhores práticas que podem ajudar na administração das notas fiscais da sua empresa.

1. Prepare o armazenamento das suas notas fiscais

O primeiro passo é dispor de um espaço para suas notas fiscais. É interessante pensar em uma maneira de dividi-las em categorias, por tipo e data, em uma caixa de entrada e outra de saída. Para os documentos eletrônicos, dedique uma pasta exclusiva em seu computador ou em alguma ferramenta de armazenamento em nuvem, como o Google Drive.

2. Crie rotinas para a emissão e controle

Como o processo de preenchimento, emissão e armazenamento de notas fiscais é repetitivo, algumas rotinas podem ser elaboradas para que existam padrões e modelos que sejam facilmente seguidos pelos funcionários. Além disso, é viável agrupar tarefas similares, de modo que sejam feitas de uma só vez ou pelo mesmo grupo de pessoas, otimizando o tempo de sua equipe. Se as coisas forem feitas sempre da mesma maneira, os erros diminuirão e as dúvidas em relação aos processos serão cada vez memores.

3. Tenha atenção total na hora do preenchimento

As informações contidas nas notas fiscais são elementos de grande importância, não apenas para a empresa, como também para os órgãos fiscais do Estado. É essencial que as pessoas que forem preencher esses documentos prestem atenção às datas de vencimento, aos valores, às datas de emissão das notas e aos dados das pessoas físicas ou jurídicas apontadas nos registros. A checagem dos dados poderá evitar fraudes, retrabalhos e excesso de correções, que acabam provocando ocasionais perdas de prazos ou outros problemas para seu negócio.

4. Invista em um software para emitir e gerir suas notas fiscais

Com a implementação de um sistema para emitir notas fiscais todos os processos relacionados à documentação fiscal estarão organizados e acessíveis. Você terá à sua disposição, em um único local, todas as informações necessárias para coletar e registrar os dados dos seus clientes e fornecedores, seja para calcular automaticamente os tributos que incidem na compra, seja para gerar relatórios fiscais ou outros serviços que facilitarão o ótimo gerenciamento das notas.

Ao optar por um programa que adapta uma solução conveniente para sua empresa, seu time poderá ter mais agilidade nas operações de emissão e gerenciamento das notas fiscais, utilizando o tempo que sobra para concretizar muitas outras tarefas relevantes dentro da empresa.