Várias são as vantagens de se ter documentos digitalizados, como redução de matéria prima, procuras eficientes, mais espaço dentro de empresas, economia na compra de armários para arquivamento, materiais utilizados para arquivar, dentre muitas outras. Porém nem tudo é às mil maravilhas.

Imagine um HD com milhares de documentos armazenados e de repente ele pare de funcionar, e agora? Podemos confiar neste método de arquivamento? Bom, para responder essa pergunta primeiramente precisamos conhecer um pouco sobre esse assunto, vamos passar informações aos leitores sobre o que é arquivos digitais e os meios de se armazenar essas informações.

Arquivos digitais

O que é um arquivo? Basicamente é um conjunto de documentos criados ou recebidos por pessoas ou organização com o intuído de armazenar alguma informação importante. Digital vem da palavra dígito ou sequência de “0” e “1” chamada na informática de bits, o conjunto de números que decodificados formam palavras e imagens.

Onde posso armazenar os arquivos digitais

Temos hoje em dia diversos meios de armazenamento digitais, entre os mais utilizados podemos destacar os Magnéticos, Óticos e Eletrônicos. Vamos explicar como cada um funciona a seguir:

Magnético: São os mais utilizados por permitirem o armazenamento de uma grande quantidade de informação em um pequeno espaço físico. O HD de um computador é um exemplo de armazenamento magnético onde as informações são gravadas através de um campo magnético gerado por uma cabeça de leitura onde magnetiza os dipolos magnéticos, representando assim dígitos binários bits de “0” e “1” de acordo com a polaridade utilizada.

Óticos: Os meio de armazenamento óticos são mais utilizados para o armazenamento de mídias como filmes e músicas, porém grandes empresas utilizam do mesmo para gravação de backups. A gravação nestas mídias é feita através de um feixe de laser que queima os sulcos presentes nestes tipos de mídias. Podemos citar como mídias óticas os CDS, DVD e Blu-rays este último apresenta um grande espaço comparado os demais irmãos óticos.

Eletrônicos: Os meios mais utilizados para transporte de poucas informações digitais, são eles os pendrives e cartões SSDs estes estão presentes em praticamente todos os celulares tablets e maquinas diversas que precisam de armazenar informações. Ele é construído basicamente de partes de circuito eletrônicos, não precisam se movimentar para gravar informações.

Vamos ao que interessa

Agora que sabemos o que é documento digital e onde os mesmos podem ser armazenados, vamos ao que interessa, quais são as vantagens de se armazenar documentos digitalmente?

Facilidade de acesso com pouco deslocamento

Os documentos físicos na maioria das vezes são muito mal organizados e necessitariam de alguns minutos e até mesmo horas para se encontrar, se encontrar é claro. O problema dos documentos físicos já começa pela organização, quando mal organizados, dificulta muito encontrar, e ainda assim se for organizado demora algum tempo. Agora se o arquivo for digital, podemos através de uma pesquisa encontrar documentos em segundos e nem necessitamos nos deslocar até ele, em qualquer computador, celulares, tablets ou outros meios de acesso conseguiríamos localiza-los facilmente. Já imaginou quanto tempo ganharíamos?

Perda de informações por causa de extravios ou por força da natureza

Cada documento tem sua importância, mas quando falamos em documentos que possuam informações importantes e confidenciais corre-se um risco enorme ao se extraviar ou perder por um mal armazenamento. Umidade e sol podem deixá-los ilegíveis, deste modo enfatizamos aqui a necessidade de se armazenar esses documentos digitalmente e sempre com criptografados, impedindo também acessos indevidos.

Falhas nos equipamentos que armazenam documentos digitais também podem acontecer, milhares de documentos podem ser perdidos de uma única vez, esse risco pode ser corrigido através de backups diários. Todo equipamento tecnológico está sujeito a problemas, cabe a nós, assegurar que as informações ficarão seguras independente de haver falhas.

Despesas e custos com materiais e com redução de impressões

Podemos destacar os benefícios financeiros e ambientais que empresas terão ao não imprimirem tantas folhas, despesas de tempo que funcionários ficam arquivando e localizando documentos, com utensílios de escritório e com folhas que eram utilizados para imprimir todo o tipo de documento. Benefícios ambientais também, sim, isso mesmo, a matéria prima que origina o papel pode ser preservada ao não imprimir tantas folhas. Um eucalipto, matéria mais utilizada para fazer papel demora 15 anos para ficar no ponto de fazer papel e em média pode se fazer 20 resmas apenas.

Redução de espaço pelas empresas

As empresas que armazenam grandes quantidade de documentos físicos sempre foram obrigadas a terem grandes espaços, geralmente elas eram obrigadas a ficarem longe de centros porque era inviável pagar aluguel, ou comprar um espaço. Agora com a aderência da maioria das empresas pode-se destacar essa facilidade em montar seus negócios em locais pequenos onde comportam somente os funcionários e alguns equipamentos, tornando-as mais rentáveis.

Afinal de contas, vale a pena armazenar os arquivos digitalmente?

Deve ser analisado caso a caso, empresas geralmente confiam muito mais em ter seus documentos físicos do que tê-los digitalmente, mesmo com essa rejeição, a maioria das empresas continua investindo nesse meio digital, elas sabem que os benefícios são muitos, e os riscos são presentes, porém se bem feito os riscos são praticamente eliminados.

Pessoas no meio comum também tem muito a comemorar, facilidades as informações estarão dispostos a todos, antigamente ao comprar um livro pela internet ficávamos alguns dias esperando a te poder ler, hoje já é possível comprar e ler livros digitais quase que na mesma hora. Fazer uma faculdade a distância e nem se quer precisar imprimir apostilas ou trabalhos, tudo é feito no meio digital.

As benfeitorias são muitas, particularmente para alguns isso já é realidade em suas vidas, para outros nem tanto, peço então que faça uma reflexão, e de sua opinião ou crítica sobre o assunto, expõe suas vantagens que usufruem ao utilizar esse meio digital.

Ricardo Alves Rohling (@RicardoRohling)